Ảnh sự kiện trong bài thuộc thư viện dự án THD, dùng để minh họa cách bố trí và vận hành; không phải ảnh xác nhận mặt bằng của địa điểm đang giới thiệu.
Vinpearl Hotel Bắc Ninh là lựa chọn để khảo sát khi doanh nghiệp cần kết hợp hội nghị, tiếp khách và lưu trú tại Bắc Ninh. Trước khi giữ ngày, cần xác định chương trình chủ yếu là nghe trình bày, học tập, thảo luận hay dùng tiệc. Cùng một ballroom nhưng cách kê bàn ghế sẽ tạo ra sức chứa và trải nghiệm khác nhau.
Theo trang hội họp chính thức của Vinpearl Hotel Bắc Ninh, ballroom công bố các cấu hình sau. Thông tin được đối chiếu ngày 09/10/2026; số khách thực tế cần xác nhận lại sau khi bổ sung sân khấu, khu kỹ thuật và hoạt động riêng của doanh nghiệp.
| Cấu hình ballroom | Số khách công bố | Nhu cầu nên đối chiếu |
|---|---|---|
| Nhà hát | 672 | Hội nghị có trọng tâm là theo dõi sân khấu |
| Lớp học | 390 | Đào tạo, ghi chép, sử dụng tài liệu |
| Tiệc bàn tròn | 360 | Gala, tri ân hoặc tiệc kết hợp hội nghị |
Khách sạn còn công bố ba phòng họp nhỏ. Đây là nhóm lựa chọn để hỏi thêm khi cần họp ban lãnh đạo, làm việc theo nhóm hoặc phòng chuẩn bị; không mặc định các phòng đều nằm trong gói ballroom.
Vị trí và lịch đón đoàn
Địa chỉ trên website khách sạn là Km 1+200 đường Trần Hưng Đạo, phường Kinh Bắc, tỉnh Bắc Ninh. Thư mời nên kèm ghim bản đồ chính thức, tên phòng và khung giờ check-in. Khi khách đến từ nhà máy, sân bay hoặc nhiều văn phòng, hãy lập từng tuyến và khoảng dự phòng theo tình hình giao thông thực tế.
Đối với đoàn có lưu trú, giờ nhận phòng và giờ khai mạc cần phối hợp ngay từ bước giữ chỗ. Nếu chương trình bắt đầu trước giờ nhận phòng, phải có phương án gửi hành lý, thay đồ và ăn nhẹ được địa điểm xác nhận.
Kiểm tra gói hội họp trước khi thuê thêm thiết bị
Trang hội họp có gói nửa ngày và cả ngày, giá yêu cầu liên hệ. Khi nhận báo giá, cần đọc từng hạng mục đi kèm và mức đáp ứng cụ thể. Âm thanh phát biểu tiêu chuẩn, trình chiếu và bục nói có thể phù hợp hội thảo cơ bản; chương trình có biểu diễn, phát trực tiếp hoặc trình chiếu nhiều nguồn cần bản yêu cầu kỹ thuật riêng.
Doanh nghiệp nên gửi số micro hoạt động đồng thời, tỷ lệ màn hình, file video, nhu cầu phiên dịch, số thiết bị kết nối mạng và cách tương tác với khách. Đơn vị tổ chức cùng kỹ thuật khách sạn sẽ xác định phần tận dụng được và phần cần bổ sung.
Dự toán theo phạm vi sự kiện
Ngân sách gồm sảnh, ăn uống, thiết bị bổ sung, thiết kế, nội dung, nhân sự, vận chuyển và lưu trú nếu có. Yêu cầu báo giá thể hiện thuế, phí phục vụ, thời gian sử dụng, số khách tối thiểu và điều kiện điều chỉnh. Một mức giá phòng khách sạn hoặc ưu đãi đặt phòng trực tuyến không thể thay cho báo giá hội nghị.
Để so sánh phương án, hãy yêu cầu cùng cấu hình và cùng lịch dựng. Phương án có giá thấp hơn nhưng thiếu tổng duyệt hoặc nhân sự vận hành có thể tạo phần việc bổ sung cho đội doanh nghiệp.
Những việc nên chốt bằng văn bản
- Mặt bằng có sân khấu, bàn điều khiển, lối đi và khu đón khách.
- Giờ tải hàng, thi công, chạy thử, phục vụ tiệc và tháo dỡ.
- Danh mục thiết bị, giới hạn sử dụng, đường điện và kết nối mạng.
- Đầu mối khách sạn, đầu mối doanh nghiệp và người điều phối chương trình.
- Hạn giữ chỗ, đặt cọc, xác nhận số khách và xử lý đổi ngày.
THD Event có thể hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng phương án hội nghị, hội thảo phù hợp mặt bằng và mục tiêu. Thông tin trong bài là hướng dẫn lựa chọn; điều kiện cung cấp thực tế do khách sạn và các bên xác nhận theo từng chương trình.
