Chi phí hội nghị tại JW Marriott Hà Nội phụ thuộc số khách, phòng sử dụng, thời lượng, hình thức phục vụ và cấu hình kỹ thuật. Doanh nghiệp nên lập ngân sách theo từng nhóm công việc, yêu cầu báo giá cùng phạm vi và xác nhận tổng thuế phí. Không thể suy ra chi phí trọn gói chỉ từ một đơn giá theo khách.
Với người làm Mua hàng hoặc phụ trách hội nghị, điều cần duyệt là một phương án có thể triển khai: khách ngồi ở đâu, được phục vụ gì, nghe nhìn ra sao và ai điều phối. Dự toán nên thể hiện các câu trả lời đó thay vì chỉ một tổng tiền.
Chốt cấu hình hội nghị trước khi xin giá
Trước hết xác định ngày, khung giờ, số khách, số phiên và kiểu bố trí. Hội nghị chỉ có thuyết trình khác với chương trình có thảo luận, phiên dịch hoặc phát trực tiếp. Nếu có phòng phụ, cần ghi số phòng, giờ dùng và thiết bị của từng phòng.
Trang sự kiện Marriott có bảng phòng và cấu hình chỗ ngồi để tham khảo. Báo giá cuối phải dựa trên phòng được cấp và mặt bằng có các hạng mục thật. Khi tăng sân khấu hoặc thêm khu trưng bày, cần kiểm tra lại số ghế và tác động đến phòng thuê.
Nguồn thông tin địa điểm: JW Marriott Hotel Hanoi, không gian sự kiện. Đối chiếu ngày 04/11/2026. Phạm vi phòng, giá và điều kiện sử dụng cần xác nhận cho ngày tổ chức cụ thể.
Mẫu nhóm chi phí nên có trong dự toán
Dùng các cột hạng mục, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền, đã gồm trong gói hay chưa, điều kiện áp dụng. Phòng tính theo khung giờ được thuê; phục vụ tính theo suất được chốt; nhân sự và thiết bị ghi đúng thời gian làm việc. Với báo giá theo gói, yêu cầu nêu thành phần của gói trước khi cộng các khoản bổ sung.
Vuốt ngang để xem đầy đủ bảng.
| Nhóm | Hạng mục cần làm rõ | Căn cứ nghiệm thu |
|---|---|---|
| Địa điểm | Phòng chính, phòng phụ, khu đón và thời gian sử dụng | Tên phòng, khung giờ, diện tích hoặc sơ đồ được cấp |
| Phục vụ | Nước, nghỉ giữa giờ, ăn trưa và chế độ ăn đặc biệt | Số suất, thực đơn, thời điểm phục vụ |
| Kỹ thuật | Âm thanh, trình chiếu, mạng, phiên dịch hoặc truyền hình | Danh mục, cấu hình, giờ trực và chạy thử |
| Nội dung | Thiết kế, slide, video, tài liệu và kịch bản | Số đầu việc, vòng sửa, định dạng bàn giao |
| Vận hành | MC, điều phối, lễ tân, ghi hình và hỗ trợ diễn giả | Số vị trí, thời gian và nhiệm vụ |
Thiết bị kỹ thuật phải được tính theo cách sử dụng
Một buổi trình bày có thể chỉ cần một số đường tiếng và hình cơ bản. Buổi thảo luận nhiều người cần thêm micro, người chạy micro và cách điều khiển hỏi đáp. Với khách trực tuyến, phải tính đường thu tiếng, camera, kết nối và người theo dõi tín hiệu.
Đừng cộng thêm thiết bị trước khi đối chiếu phần khách sạn đã cung cấp. Ngược lại, cũng không nên coi danh mục thiết bị trên trang giới thiệu là toàn bộ cấu hình được bao gồm miễn phí. Hãy yêu cầu khách sạn xác nhận rõ phần có sẵn cho hợp đồng của mình.
Chuẩn hóa cách tính số khách và thời gian
Phân biệt người tham dự, diễn giả, đội tổ chức và nhân sự kỹ thuật để tính số suất phục vụ đúng. Nếu số người thay đổi giữa các phiên, cần thống nhất mốc tính với địa điểm. Những điều kiện tối thiểu hoặc hạn chốt số khách phải được nêu cụ thể.
Về thời gian, tách giờ dựng, thử, chương trình và dỡ. Một báo giá chỉ ghi “nửa ngày” có thể chưa đủ để hiểu thời điểm nhận phòng và công việc ngoài khung đó. Với nhiều ngày liên tiếp, xác nhận việc giữ thiết bị qua đêm và trách nhiệm bảo quản.
So sánh phương án cơ bản và phương án mở rộng
Doanh nghiệp có thể yêu cầu hai cấu hình: đáp ứng nội dung bắt buộc và bổ sung các trải nghiệm mong muốn. Phương án cơ bản vẫn phải đảm bảo người tham dự theo dõi được nội dung và chương trình vận hành phù hợp. Phương án mở rộng có thể thêm ghi hình, khu trưng bày, phiên trực tuyến hoặc thiết kế nhận diện sâu hơn.
Mỗi hạng mục tùy chọn nên có giá riêng và tác động rõ tới chương trình. Điều này giúp người duyệt ngân sách quyết định dựa trên giá trị cụ thể, thay vì cắt một tỷ lệ đồng loạt khiến các bộ phận tự giảm chất lượng.
Cách kiểm tra phần nâng cấp: lấy tổng phương án mở rộng trừ tổng phương án cơ bản trên cùng số khách, thời gian và cách tính thuế phí. Phần chênh phải đối chiếu được với danh mục bổ sung. Nếu phương án mới đã gồm màn hình hoặc nhân sự kỹ thuật, loại khoản tương ứng khỏi phần thuê ngoài để tránh tính hai lần.
Ngân sách bình quân trên người = tổng thanh toán dự kiến ÷ số người được dùng làm căn cứ tính. Ghi rõ căn cứ đó là khách mời hay toàn bộ người có suất phục vụ, nhất là khi có diễn giả và đội vận hành. Chỉ số này dùng so nội bộ các cấu hình cùng phạm vi, không thay thế báo giá thực tế của JW Marriott.
Quản lý phát sinh và quyết toán
Trước khi ký, làm rõ thuế phí, lịch thanh toán, điều kiện thay ngày, số khách tối thiểu và đơn giá làm thêm. Trong giai đoạn triển khai, mọi thay đổi ảnh hưởng ngân sách nên có người duyệt, thời điểm duyệt và bản cập nhật phạm vi.
Khi kết thúc, đối chiếu số suất, giờ sử dụng, danh mục và tài liệu bàn giao với phương án đã chốt. Với hình ảnh, video hoặc dữ liệu đăng ký, cần có người nhận và cách bàn giao rõ ràng.
Gửi brief để THD Event lập phạm vi
Hãy gửi mục tiêu, số khách, ngày dự kiến, số phiên, ngôn ngữ, yêu cầu trực tuyến và ngân sách. Chúng tôi sẽ đề xuất cấu trúc tổ chức cùng những lựa chọn cần khách sạn xác nhận. Nếu còn so sánh địa điểm, tham khảo các tiêu chí chọn địa điểm hội nghị tại Hà Nội.
Tham khảo cách chúng tôi triển khai nội dung và không gian trong dự án kỷ niệm 20 năm COMAS CORP.
