Khi đưa đội trang trí hoặc thiết bị bên ngoài vào JW Marriott Hà Nội, doanh nghiệp cần xác nhận phạm vi nhà thầu được làm, hồ sơ ra vào, tuyến hàng, giờ thi công và yêu cầu kỹ thuật. Chỉ chốt sản xuất sau khi địa điểm duyệt những nội dung liên quan. Checklist này là hướng dẫn chuẩn bị của THD Event, không phải nội quy khách sạn.
Việc thuê một đơn vị tổ chức không tự động xác lập quyền sử dụng mọi thiết bị hoặc phương pháp trang trí. Người phụ trách cần nối yêu cầu của doanh nghiệp với điều kiện của địa điểm trước khi đội sản xuất làm các hạng mục khó thay đổi.
Phân định phần khách sạn cung cấp và phần nhà thầu mang vào
Trang sự kiện Marriott giới thiệu các nhóm thiết bị và dịch vụ hỗ trợ. Doanh nghiệp nên xin một danh mục riêng cho chương trình của mình để biết phần nào nằm trong gói, phần nào tính thêm và phần nào do nhà thầu cung cấp.
Nguồn thông tin địa điểm: JW Marriott Hotel Hanoi, không gian sự kiện. Đối chiếu ngày 04/11/2026. Phạm vi phòng, giá và điều kiện sử dụng cần xác nhận cho ngày tổ chức cụ thể.
Khi thiết bị của nhiều bên cùng hoạt động, cần chốt rõ cách kết nối và người điều khiển. Chẳng hạn, màn hình khách sạn nhận tín hiệu từ máy phát của đơn vị tổ chức thì phải xác nhận cổng kết nối, tỷ lệ hình và người chạy nội dung trước lúc thử chương trình.
Những câu hỏi cần gửi trước khi duyệt thiết kế
Vuốt ngang để xem đầy đủ bảng.
| Nhóm xác nhận | Câu hỏi nên đặt | Tài liệu cần nhận |
|---|---|---|
| Nhập hàng | Tuyến nào, loại xe nào, giờ nào và giới hạn kiện ra sao? | Hướng dẫn tuyến hàng cùng mốc bàn giao |
| Lắp dựng | Những phương pháp cố định, vật liệu và dụng cụ nào cần duyệt? | Yêu cầu thi công áp dụng cho sự kiện |
| Điện và treo | Ai cấp, ai đấu nối, giới hạn và hồ sơ cần thiết là gì? | Xác nhận kỹ thuật trên bản vẽ |
| Nhân sự | Đăng ký đội dựng và đội trực bằng cách nào, trước hạn nào? | Biểu mẫu và đầu mối nhận hồ sơ |
| Thu dọn | Hạn trả phòng, tuyến dỡ và trách nhiệm vệ sinh ra sao? | Lịch dỡ và tiêu chí bàn giao |
Khảo sát kiện lớn nhất và đường vận chuyển
Hãy đo theo kích thước hàng thực sự đi qua tuyến, gồm cả bao bì, bánh xe và thiết bị nâng hỗ trợ. Một khối có thể vào cửa nhưng không quay được ở đoạn rẽ, hoặc có thể qua tuyến nhưng không phù hợp tải cho phép. Các điều kiện này cần kỹ thuật địa điểm xác nhận.
Nếu phải lắp ghép tại phòng, cập nhật thời gian thi công và cách bảo vệ bề mặt. Nơi đặt vỏ kiện, vật tư dự phòng và công cụ cần được chỉ rõ, để những vật này không nằm trên đường phục vụ hoặc luồng khách.
Hồ sơ kỹ thuật phải đi cùng tiến độ
Bộ hồ sơ nên có mặt bằng, bản vẽ kết cấu khi cần, danh mục điện và tín hiệu, vật liệu, nhân sự, phương tiện và lịch triển khai. Trên lịch, phân biệt thời gian nhập hàng, lắp dựng, thử kỹ thuật, diễn tập và nghiệm thu.
Với thiết bị treo hoặc hiệu ứng, cần gửi yêu cầu riêng và chỉ triển khai sau khi được duyệt. Không sử dụng thông số tải, chiều cao hoặc phương án từ một khách sạn khác làm giới hạn mặc định ở đây.
Nhận và trả mặt bằng bằng tiêu chí cụ thể
Khi nhận, ghi nhận tình trạng sàn, tường, cửa và những thiết bị có sẵn liên quan phạm vi thi công. Khi trả, đối chiếu cùng khu vực và đầu mục. Biên bản cần có người đại diện các bên để xác nhận nếu phát sinh hư hỏng hoặc thiếu sót.
Trong lúc dựng, quản lý công cụ, vật tư và dây dẫn theo khu vực. Trước giờ đón khách, thu dọn phần thi công và bàn giao đường đi. Những hạng mục chưa kiểm tra không nên được coi là đã sẵn sàng chỉ vì thời gian đón khách đã tới.
Thử chương trình theo từng trạng thái sử dụng
Vuốt ngang để xem đầy đủ bảng.
| Phép thử | Kết quả cần kiểm tra | Cách ghi vào biên bản |
|---|---|---|
| Máy phát tới màn hình | Đúng hình, đúng tỷ lệ, phát được cả tiếng của video | Mã tệp, đường tín hiệu đã dùng, người trực và bản dự phòng |
| Micro tới hệ thống âm thanh | Lời nói rõ ở các vùng khách ngồi, chuyển micro theo đúng thứ tự | Micro sử dụng, vị trí đã thử, đầu mối xử lý lỗi |
| Kết nối trực tuyến nếu có | Khách từ xa nghe và thấy đúng nội dung; người trong phòng nhận được tiếng phản hồi | Thiết bị, đường mạng được cấp và cách chuyển khi mất kết nối |
Đây là mẫu kiểm tra phối hợp thiết bị, không phải thông số hay cam kết mạng của khách sạn. Điền kết quả đã quan sát và người xác nhận sau buổi chạy thử.
Kiểm tra không chỉ lúc phòng trống mà còn theo các trạng thái dự kiến: phát biểu, dùng tiệc, biểu diễn và chụp ảnh. Với mỗi trạng thái, xác định người gọi tín hiệu, người thực hiện và phương án khi một thiết bị không hoạt động.
Đội trực trong chương trình cần biết đâu là thiết bị của khách sạn, đâu là thiết bị mang vào, ai có quyền thao tác. Một đầu mối điều phối kỹ thuật giúp tránh nhiều người tự thay đổi cùng một hệ thống.
Thông tin để THD Event phối hợp triển khai
Doanh nghiệp có thể gửi brief, bản báo giá địa điểm, yêu cầu của tiết mục và thiết kế mong muốn. Chúng tôi tổng hợp thành danh mục, bản vẽ và kế hoạch phối hợp trong phạm vi dịch vụ được thống nhất. Điều kiện khách sạn phải được xác nhận trước khi sản xuất và đưa hàng.
Với chương trình cần đồng bộ cả nội dung lẫn hiện trường, tham khảo dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói để xác định một đầu mối phụ trách xuyên suốt.
Tham khảo cách chúng tôi triển khai nội dung và không gian trong dự án kỷ niệm 20 năm COMAS CORP.
