Chi phí tổ chức Year End Party tại Hà Nội gồm sáu nhóm chính: địa điểm và phục vụ khách; thiết kế, dàn dựng; nội dung và biểu diễn; nhân sự tổ chức; hậu cần, vận chuyển; và dự phòng được phê duyệt. Tổng ngân sách phụ thuộc số khách, ngày tổ chức và phạm vi từng hạng mục. Vì vậy, doanh nghiệp nên so sánh báo giá trên cùng cấu hình chương trình, thay vì chỉ so giá theo đầu người.
Sáu nhóm chi phí nên có trong bảng dự toán
Địa điểm và phục vụ khách. Xác định số khách thực tế, kiểu bàn ghế, thời lượng sử dụng, thực đơn, đồ uống, phòng chờ và phí phát sinh khi kéo dài giờ. Làm rõ khách sạn/venue cung cấp sẵn màn hình, âm thanh, bục sân khấu hay chỉ cung cấp mặt bằng.
Thiết kế và dàn dựng. Nhóm này gồm concept, sân khấu, backdrop, khu check-in, nhận diện chương trình, màn hình LED, âm thanh, ánh sáng và điện. Yêu cầu báo giá ghi rõ kích thước, số lượng, thông số hoặc cấu hình, thời gian thuê và phạm vi lắp đặt.
Nội dung và nhân sự biểu diễn. Kịch bản, MC, tiết mục nội bộ, nghệ sĩ, video, giải thưởng và quà tặng là các biến số lớn. Nếu tiết mục chưa chốt, nên tách phần bắt buộc khỏi phần lựa chọn thêm để dễ điều chỉnh.
Nhân sự tổ chức. Ai điều phối chương trình, quản lý sân khấu, chạy kỹ thuật, đón khách và xử lý phát sinh? Bảng dự toán cần phân biệt nhân sự do địa điểm cung cấp với nhân sự của đơn vị tổ chức.
Hậu cần và vận chuyển. Tính cả vận chuyển thiết bị, bốc dỡ, lưu kho ngắn hạn, chi phí đi lại, ăn ở của ekip khi cần. Những khoản nhỏ này dễ bị bỏ sót nếu chỉ nhìn ảnh phối cảnh.
Dự phòng. Nên có một dòng dự phòng được chủ dự án phê duyệt trước. Không coi đây là khoản “mặc định phải tiêu”; mỗi phát sinh cần lý do, phương án và người duyệt.
Vì sao chưa thể báo một mức giá chung cho mọi doanh nghiệp?
Chi phí thay đổi theo số khách, địa điểm, ngày tổ chức, thời lượng, mức độ dàn dựng và yêu cầu trải nghiệm. Một YEP 500 khách cần màn hình trình chiếu và vinh danh sẽ có cấu trúc khác chương trình kết hợp gala, biểu diễn và phát trực tiếp. Vì thế, báo giá đáng tin cậy phải đi cùng một brief đủ rõ, chứ không chỉ một đơn giá theo đầu người.
Trước khi xin báo giá, hãy gửi: mục tiêu chương trình; số khách dự kiến; khoảng ngày; địa điểm hoặc khu vực mong muốn; thời lượng; hạng mục bắt buộc; hạng mục có thể thay thế; mức ngân sách dự kiến và hạn chót cần duyệt. Đề nghị nhà cung cấp trình bày hai hoặc ba phương án với cùng tiêu chí so sánh.
Cách đọc báo giá để dễ trình lãnh đạo
Hãy gom các báo giá vào một bảng chung: phạm vi, số lượng, tiêu chuẩn, đơn vị chịu trách nhiệm, điều kiện phát sinh và tổng chi phí. Một phương án thấp hơn chỉ thực sự tiết kiệm nếu vẫn đáp ứng những phần bắt buộc của chương trình. Nếu báo giá chưa ghi lịch dựng, tổng duyệt và tháo dỡ, cần hỏi bổ sung trước khi trình duyệt.
Tham khảo thêm: mốc chuẩn bị Year End Party để sắp lịch duyệt ngân sách.
Đọc thêm: giải pháp tổ chức Year End Party cho doanh nghiệp.
