Ảnh sự kiện trong bài thuộc thư viện dự án THD, dùng để minh họa cách bố trí và vận hành; không phải ảnh xác nhận mặt bằng của địa điểm đang giới thiệu.
Khi chọn Cung Triển lãm Quy hoạch Hà Nội, doanh nghiệp cần phân biệt sức chứa giới thiệu với số khách phù hợp với phương án bố trí cụ thể. Sân khấu, bàn điều khiển, khu trải nghiệm và đường phục vụ đều sử dụng diện tích. Vì vậy, không nên đặt số khách chỉ bằng cách lấy diện tích phòng chia cho một định mức chung.
Các không gian được địa điểm giới thiệu
Theo thông tin hội nghị, hội thảo của Cung, các khu vực được giới thiệu gồm:
| Không gian | Thông tin công bố | Cách sử dụng số liệu khi lập kế hoạch |
|---|---|---|
| Hội trường đa năng tầng 1 | Diện tích 1.400 m², giới thiệu sức chứa đến 2.500 khách | Cần bản bố trí và xác nhận số khách cho chương trình cụ thể |
| Không gian hội thảo mở tầng 2 | Giới thiệu quy mô 50–200 khách | Kiểm tra mức riêng tư và tác động từ hoạt động xung quanh |
| Phòng hội thảo tầng 3 | Diện tích 228 m², quy mô 50–200 khách | Chọn cách xếp ghế, bàn viết và nhu cầu chia phòng |
| Sân triển lãm | Diện tích giới thiệu 10.000 m² | Xác nhận phần sân thực tế được thuê và điều kiện sử dụng |
Các thông số trên giúp sàng lọc ban đầu, không thay thế sơ đồ hiện trạng, lịch trống hay phê duyệt bố trí của đơn vị quản lý. Phương án cần được cập nhật khi thay số khách, kích thước sân khấu hoặc hình thức phục vụ.
Cùng số khách nhưng nhu cầu diện tích khác nhau
Hội nghị xếp ghế theo hàng dành nhiều diện tích cho người ngồi nghe. Hội thảo có bàn viết cần thêm chiều sâu từng hàng. Tiệc bàn tròn cần đường phục vụ và khoảng trống quanh bàn. Nếu chương trình có biểu diễn, còn phải tính vùng chờ của nghệ sĩ và lối tiếp cận sân khấu.
Một sự kiện giới thiệu sản phẩm lại cần không gian đứng xem và tương tác. Vị trí khách dừng lại trước sản phẩm có thể lớn hơn khu trưng bày vật lý. Vì vậy, một phòng phù hợp với hội nghị chưa chắc phù hợp với cùng số người khi có tiệc hoặc trải nghiệm thiết bị.
Lập sơ đồ theo thứ tự nào?
Đầu tiên, xác định phần không được sử dụng và các tuyến cần giữ thông thoáng theo yêu cầu của địa điểm. Tiếp theo bố trí sân khấu, màn hình và bàn điều khiển. Sau đó mới xếp khách, khu phụ trợ và vật phẩm trang trí. Trình tự này giúp tránh việc thiết kế đẹp nhưng không thể vận hành.
- Đặt người ngồi xa nhất vào sơ đồ và kiểm tra khả năng nhìn nội dung.
- Xem khách ở hai bên có bị màn hình, loa hoặc kết cấu che khuất không.
- Đánh dấu đường di chuyển của diễn giả, lễ tân và đội phục vụ.
- Chừa khu vực cho thiết bị, bao bì và vật tư dự phòng theo thỏa thuận.
- Xác nhận lại tổng số chỗ với địa điểm trên bản cuối cùng.
Không dùng hành lang hoặc lối thoát làm cách tăng thêm chỗ khi số đăng ký vượt dự kiến. Giải pháp phù hợp hơn là điều chỉnh danh sách, thêm phiên hoặc đổi không gian sau khi được xác nhận.
Chọn phòng theo tính chất chương trình
Hội thảo lãnh đạo cần môi trường tập trung, trao đổi thuận tiện và kiểm soát người ra vào. Hội nghị toàn thể ưu tiên tầm nhìn và âm thanh rõ lời. Trưng bày kết hợp giao thương cần tuyến tham quan và điểm trò chuyện. Sân ngoài trời chỉ nên được chọn khi kế hoạch có phần xử lý thời tiết và hạ tầng tương ứng.
Với sự kiện có nhiều phiên, hãy xác định thời gian chuyển phòng. Một lịch nội dung quá sát có thể khiến khách đi lại giữa các khu vực thay vì nghe đủ phiên. Việc tổ chức đồng thời cũng cần kiểm tra tiếng ồn, khả năng dùng chung hành lang và đầu mối kỹ thuật.
Bộ hồ sơ cần có trước khi khóa số khách
Doanh nghiệp nên nhận bản bố trí có kích thước, sơ đồ chỗ ngồi, danh mục thiết bị và xác nhận của địa điểm. Các tài liệu phải cùng phiên bản để đội sản xuất không dựng theo bản cũ trong khi lễ tân phát chỗ theo bản mới.
THD Event phối hợp thiết kế và vận hành theo mục tiêu chương trình, thay vì chỉ tối đa hóa số ghế. Xem thêm dịch vụ hội nghị, hội thảo để xác định các hạng mục cần đưa vào yêu cầu tổ chức.
THD Event
79A đường Xuân La, phường Tây Hồ, Thành phố Hà Nội.
