Địa điểm Family Day phù hợp là nơi cả nhân viên, trẻ em và người thân đều có thể tham gia thoải mái. Trước khi hỏi sức chứa, bộ phận nhân sự nên thống kê độ tuổi, nhu cầu nghỉ ngơi và khả năng di chuyển của đoàn. Một sân rộng phục vụ tốt trò chơi đồng đội chưa chắc phù hợp với gia đình có em bé hoặc người lớn tuổi.
Với doanh nghiệp miền Bắc, có thể chia lựa chọn thành ba nhóm: địa điểm gần văn phòng cho chương trình trong ngày, resort có lưu trú và không gian hội trường kết hợp các trạm trải nghiệm. Mỗi nhóm giải quyết một nhu cầu khác nhau.
Chọn mô hình trước khi chọn tên địa điểm
| Mô hình | Điểm thuận lợi | Điều kiện cần xác nhận |
|---|---|---|
| Ngày hội trong ngày tại Hà Nội hoặc khu vực lân cận | Dễ ghép lịch làm việc, không cần phân phòng | Giao thông giờ đi về, đủ khu nghỉ và phương án mưa |
| Resort Đại Lải hoặc Ba Vì | Kết hợp cảnh quan, hoạt động tập thể và nghỉ ngơi | Phạm vi thuê riêng, xe nội khu, giới hạn tiếng ồn |
| Chuyến đi Ninh Bình hoặc Hạ Long có lưu trú | Có thêm thời gian trải nghiệm cùng gia đình | Phòng gia đình, trung chuyển, giờ nhận phòng và bữa ăn |
| Hội trường cùng trạm trải nghiệm trong nhà | Ít phụ thuộc thời tiết, thuận tiện sân khấu | Diện tích sử dụng thực, lối đi xe đẩy, thông gió và khu ăn |
Danh sách này giúp rút gọn lựa chọn. Khi đi khảo sát, cần kiểm tra đúng khu đang được đề xuất cho đoàn, không chỉ xem ảnh các tiện ích chung của đơn vị.
Các địa điểm tham khảo và câu hỏi cần mang theo
Flamingo Đại Lải có hệ thống hội họp, cảnh quan và tiện ích gia đình; nên hỏi cụ thể sân nào đi kèm gói, trẻ nhỏ được sử dụng tiện ích nào và cần di chuyển bao xa. Emeralda Ninh Bình là một lựa chọn để khảo sát cho chương trình nghỉ dưỡng kết hợp hội họp; cần đối chiếu phòng dự phòng với tổng số thành viên gia đình.
Với Vinpearl Resort & Spa Hạ Long, vị trí trên đảo là yếu tố phải đưa vào kế hoạch đón đoàn. Lịch tàu, hành lý, đạo cụ và lượt về cần thống nhất trước. Không nên lấy lịch di chuyển của khách lẻ làm lịch vận hành cho cả doanh nghiệp.
Sáu hạng mục cần nhìn tận nơi
- Khu trẻ em có phù hợp độ tuổi và nằm trong tầm giám sát của người phụ trách hay không.
- Khoảng cách giữa sân khấu, trò chơi, khu ăn và nhà vệ sinh; có đường thuận tiện cho xe đẩy hay không.
- Khu nghỉ có mái che, chỗ ngồi và nước uống đủ dùng theo thời điểm tập trung đông.
- Vị trí y tế, đầu mối hỗ trợ của địa điểm và phương án liên lạc khi có tình huống.
- Phòng hoặc khu thay thế khi mưa có thực sự được giữ cho đoàn, kèm thời hạn quyết định chuyển.
- Xe đoàn có thể trả khách, quay đầu, đợi và đón về theo phương án đã thống nhất hay không.
Thiết kế hoạt động để gia đình tự chọn nhịp tham gia
Một chương trình phù hợp có thể gồm khai mạc ngắn, các trạm trải nghiệm, thời gian ăn nghỉ và phần giao lưu chung. Gia đình có trẻ nhỏ được chọn hoạt động nhẹ; nhóm nhân sự muốn vận động có khu riêng. Không nên buộc toàn bộ khách đứng chờ trong cùng một trò chơi dài.
Đăng ký trước nên tách người lớn, trẻ em theo nhóm tuổi, nhu cầu ăn đặc biệt và xe đi cùng. Dữ liệu này phục vụ phân suất ăn, đạo cụ, bảo hiểm theo chương trình và bố trí nhân sự; chỉ thu thập những thông tin thực sự cần cho vận hành.
Chốt ngân sách theo số người thực tham dự
Phí người lớn, trẻ em, phòng nghỉ và vé tiện ích có thể khác nhau. Bảng báo giá cần ghi rõ mỗi loại khách được hưởng dịch vụ gì, thời điểm chốt danh sách và cách xử lý phát sinh. Bộ phận nhân sự cũng nên có một đầu mối duyệt thay đổi để thông tin đến phụ huynh thống nhất.
Tham khảo thêm cách xây dựng chương trình Family Day để nối phần chọn địa điểm với kịch bản và nhân sự vận hành.
