Một brief gian hàng triển lãm cần làm rõ tám nhóm thông tin: sự kiện và mặt bằng, mục tiêu, khách hàng muốn tiếp cận, sản phẩm, khu chức năng, nhận diện thương hiệu, ngân sách và mốc phê duyệt. Brief là bản mô tả yêu cầu để đơn vị thiết kế và doanh nghiệp thống nhất đầu vào. Kèm sơ đồ gian, ảnh sản phẩm và quy định ban tổ chức sẽ giúp giảm những vòng trao đổi do thiếu thông tin.
1. Doanh nghiệp tham gia sự kiện nào, khi nào và ở đâu?
Ghi tên kỳ triển lãm, ngày mở cửa, hall, số gian và diện tích. Đính kèm sơ đồ hoặc ảnh vị trí nếu có. Nếu lịch còn tạm, đánh dấu rõ để đơn vị thiết kế không xem đó là mốc cố định.
2. Mục tiêu chính của gian hàng là gì?
Chọn ưu tiên: giới thiệu sản phẩm, đặt lịch hẹn, tìm đại lý, ra mắt công nghệ hay nhận diện thương hiệu. Một gian hàng phục vụ họp B2B sẽ có bố cục khác gian hàng cần tạo lưu lượng thử sản phẩm.
3. Ai là người cần dừng lại ở gian hàng?
Nêu nhóm khách, vị trí công việc, vấn đề họ quan tâm và ngôn ngữ trao đổi. Điều này giúp chọn thông điệp ở mặt tiền, khu demo và cách trưng bày tài liệu.
4. Sản phẩm nào phải có mặt và cách vận hành ra sao?
Liệt kê số lượng, kích thước, khối lượng, ảnh, công suất điện, kết nối cần thiết và có demo hoạt động hay không. Đánh dấu sản phẩm quan trọng nhất, tránh dàn đều khiến khách không biết nên xem gì trước.
5. Gian hàng cần những khu chức năng nào?
Ví dụ: trưng bày, demo, tiếp khách, kho, quầy lễ tân, chụp ảnh. Ghi số người cùng sử dụng từng khu ở giờ cao điểm. Nếu có cuộc họp kín, cần nói rõ mức độ riêng tư mong muốn.
6. Bộ nhận diện và nội dung nào đã sẵn sàng?
Cung cấp logo vector, màu thương hiệu, font, hình sản phẩm, thông điệp và các quy tắc sử dụng logo. Nêu ai duyệt thiết kế và có cần bản song ngữ không.
7. Ngân sách và mức linh hoạt là bao nhiêu?
Một khoảng ngân sách giúp nhà thầu chọn vật liệu, công nghệ và giải pháp thi công phù hợp. Nếu chưa thể chia sẻ số cụ thể, hãy xếp hạng hạng mục bắt buộc và có thể cắt giảm.
8. Mốc phê duyệt và đầu mối quyết định là ai?
Ghi ngày cần nhận concept, ngày chốt 3D, mốc nộp hồ sơ, lịch sản xuất, người duyệt cuối và cách tiếp nhận phát sinh. Đây là phần giúp tránh sửa bản vẽ quá muộn.
Có thể gửi brief dưới dạng một trang văn bản kèm sơ đồ, ảnh sản phẩm và tài liệu của ban tổ chức. Những ô chưa biết cứ ghi “chưa xác nhận”; điều quan trọng là cả hai bên thấy rõ điều gì cần hỏi tiếp.
Tham khảo thêm: các tài liệu cần duyệt để thi công gian hàng sát bản vẽ 3D.
Đọc thêm: gian hàng Hyamin tại TikTok Food Fest 2026.
