Tháo dỡ gian hàng tại VEC cần được chuẩn bị từ trước ngày kết thúc: kiểm kê tài sản, xác nhận giờ được phép tháo, phối hợp xử lý nguồn điện, thu hồi thiết bị, tháo kết cấu theo phương án được duyệt và bàn giao mặt bằng. Trình tự chi tiết do đội kỹ thuật phối hợp với ban tổ chức xác nhận theo từng gian hàng. Không tự tháo trước giờ hoặc mặc định mọi triển lãm có cùng điều kiện hoàn ký quỹ.
Trước giờ đóng cửa: lập danh sách việc theo thứ tự
Phân loại tài sản thành hàng mẫu của doanh nghiệp, thiết bị thuê, vật tư có thể tái sử dụng và rác phải xử lý. Chụp ảnh hiện trạng, ghi số lượng thùng/kiện và người nhận từng nhóm. Xác nhận với ban tổ chức thời điểm được phép bắt đầu tháo dỡ; không tháo logo hay quầy trước giờ cho phép nếu điều đó vi phạm điều kiện tham gia.
Điện và thiết bị đi trước phần kết cấu
Khi khách đã rời khu vực và có lệnh tháo dỡ, phối hợp đầu mối điện để ngắt nguồn theo hướng dẫn. Thu hồi thiết bị, màn hình, đèn và dây trước khi tháo vách. Đánh dấu chi tiết sắc cạnh, vật nặng, phần làm việc trên cao và khu vực xe nâng. Giữ lối đi chung thông thoáng cho các gian khác cùng rời sảnh.
Kiểm tra và bàn giao mặt bằng trước khi rời sảnh
So sánh hiện trạng với biên bản nhận mặt bằng hoặc ảnh ban đầu. Kiểm tra sàn, cột, vách chung, điểm cấp điện, rác và vật dụng bỏ lại. Nếu phát hiện hư hỏng, ghi nhận cùng đại diện có thẩm quyền thay vì tự suy đoán nguyên nhân. Xin biên bản bàn giao hoặc xác nhận đã hoàn thành theo quy trình của kỳ triển lãm.
Ký quỹ và chi phí phát sinh: hỏi theo đúng sự kiện
Không phải mọi kỳ triển lãm đều có cùng mức ký quỹ, hồ sơ hoàn tiền hoặc điều kiện vệ sinh. Doanh nghiệp trưng bày cần xem hợp đồng và tài liệu hướng dẫn nhà trưng bày của đúng ban tổ chức để biết người nhận hồ sơ, thời hạn, biên bản và chứng từ. Đừng dùng thông tin từ một sự kiện khác ở VEC để dự trù khoản hoàn.
Sau khi xe rời sảnh
Đối chiếu biên bản giao nhận với danh sách tài sản; xác định vật tư lưu kho, sửa chữa hoặc tái sử dụng. Họp nhanh với đội hiện trường: điều gì làm chậm tháo dỡ, vật liệu nào khó thu hồi và nên thay đổi gì ở kỳ sau. Những ghi chú này có giá trị khi lên ngân sách gian hàng lần tiếp theo.
Tham khảo thêm: thủ tục nhà thầu và các mốc cần xác nhận với ban tổ chức VEC.
Đọc thêm: lịch triển lãm tại VEC.
