Ảnh sự kiện trong bài thuộc thư viện dự án THD, dùng để minh họa cách bố trí và vận hành; không phải ảnh xác nhận mặt bằng của địa điểm đang giới thiệu.
Tổ chức sự kiện tại Fairmont Hà Nội cần bắt đầu từ mục tiêu tiếp đón và trải nghiệm doanh nghiệp muốn tạo ra. Một hội nghị lãnh đạo, lễ ra mắt sản phẩm hay gala tri ân sẽ đặt ra yêu cầu khác nhau về phòng, luồng khách và sân khấu. Doanh nghiệp nên chốt những yêu cầu này trước khi lựa chọn gói dịch vụ hoặc phát triển thiết kế.
Fairmont Hà Nội có những điểm nào đáng cân nhắc?
Theo trang hội nghị chính thức của Fairmont, khách sạn có Grand Ballroom không cột diện tích 1.100 m², các phòng họp, khu đón khách và không gian ngoài trời. Đây là cơ sở để khảo sát những chương trình cần kết hợp nhiều hoạt động, nhưng không có nghĩa mọi không gian đều nằm trong một gói thuê.
Doanh nghiệp cần hỏi tên phòng được giữ chỗ, quyền sử dụng khu đón khách và điều kiện phục vụ trong cùng ngày. Với sự kiện cần tính riêng tư, phải làm rõ phần sử dụng độc lập và phần có thể dùng chung với hoạt động khác của khách sạn.
Chọn phòng theo mục tiêu thay vì chỉ theo số khách
| Mục tiêu chương trình | Ưu tiên khi chọn không gian | Nội dung cần xác nhận |
|---|---|---|
| Hội nghị doanh nghiệp | Nghe rõ, nhìn rõ, kiểm soát người ra vào | Kiểu ngồi, trình chiếu, internet và phiên thảo luận |
| Gala tri ân | Bàn tiệc, sân khấu và nhịp phục vụ | Tầm nhìn từ bàn, thời điểm lên món, vị trí vinh danh |
| Ra mắt sản phẩm | Trình diễn và trải nghiệm | Tuyến đưa sản phẩm vào, nguồn điện, thử chương trình |
| Gặp gỡ lãnh đạo | Riêng tư và phối hợp nghi thức | Phòng chờ, người đón, lịch di chuyển và nhóm phục vụ |
Thông tin sức chứa trên các trang giới thiệu có thể khác theo cách bố trí hoặc phiên bản tài liệu. Khi chốt khách, hãy yêu cầu bản bố trí của đúng chương trình được khách sạn xác nhận. Số người tối đa trong một tài liệu không nên được dùng làm số chỗ bán hoặc mời khi chưa trừ diện tích sân khấu và thiết bị.
Làm rõ phần việc của khách sạn và đơn vị tổ chức
Một bảng phân công giúp tránh đặt trùng hoặc bỏ sót hạng mục. Khách sạn cần xác nhận phạm vi phòng, ăn uống, bàn ghế và dịch vụ đi kèm trong báo giá. Đơn vị tổ chức làm rõ phần ý tưởng, nội dung, thiết kế, sản xuất và điều phối theo hợp đồng riêng.
Với hệ thống kỹ thuật có sẵn, cần biết doanh nghiệp được sử dụng thiết bị nào, có nhân sự hỗ trợ hay không và nội dung nào phải bổ sung. Không nên hiểu cụm “có hệ thống âm thanh, hình ảnh” là đủ cho mọi tiết mục hoặc yêu cầu phát trực tiếp.
Trình tự chuẩn bị trước khi duyệt phương án
Đầu tiên, gửi bản yêu cầu có ngày tổ chức, số khách, hình thức ngồi và mục tiêu. Tiếp theo, khảo sát cùng đầu mối khách sạn và kỹ thuật. Từ đó mới chốt bản bố trí, kịch bản, thiết kế và dự toán.
Buổi khảo sát nên làm rõ tuyến khách vào, tuyến nhà thầu giao hàng, thời gian lắp dựng, điều kiện âm thanh và các khu vực phụ trợ. Nội dung cần phê duyệt phải có người phụ trách và mốc phản hồi. Việc này giúp doanh nghiệp biết quyết định nào cần đưa ra sớm để không ảnh hưởng sản xuất.
Lập ngân sách theo từng hạng mục và phạm vi dịch vụ
Một dự toán dễ kiểm soát cần tách địa điểm và phục vụ khách khỏi phần sản xuất, kỹ thuật, nội dung và nhân sự. Mỗi khoản phải nêu rõ số lượng hoặc phạm vi bàn giao. Các khoản tăng giờ, đổi thiết kế và thay số khách nên có cơ chế xử lý trước khi triển khai.
Nếu ngân sách có giới hạn, ưu tiên các yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm: khả năng nghe nhìn, điều phối khách, chất lượng nội dung và tiến độ phục vụ. Trang trí chỉ nên mở rộng sau khi những phần này đã được bảo đảm trong phương án.
THD Event hỗ trợ những hạng mục nào?
THD Event có thể phối hợp lên ý tưởng, thiết kế và tổ chức vận hành theo yêu cầu doanh nghiệp, làm việc cùng đầu mối khách sạn về phần mặt bằng và kỹ thuật. Bài viết là hướng dẫn lựa chọn địa điểm, không phải thông báo THD đã thực hiện một dự án cụ thể tại Fairmont.
Doanh nghiệp có thể tham khảo dự án kỷ niệm 20 năm COMAS để xem hình ảnh thực tế về cách THD triển khai một chương trình doanh nghiệp.
THD Event
79A đường Xuân La, phường Tây Hồ, Thành phố Hà Nội.
