Để đăng ký nhà thầu thi công gian hàng tại VEC, doanh nghiệp cần lấy tài liệu hướng dẫn nhà trưng bày (exhibitor manual) và biểu mẫu của đúng triển lãm, xác định đầu mối duyệt rồi chuẩn bị bản vẽ, danh sách nhân sự, phương tiện và phương án kỹ thuật theo yêu cầu. VEC là địa điểm; hồ sơ, thời hạn và giờ thi công được xác nhận theo từng sự kiện, không có một bộ giấy tờ chung áp dụng cho tất cả các kỳ.
1. Xác định đầu mối duyệt
Doanh nghiệp trưng bày cần biết ai là người tiếp nhận hồ sơ gian hàng: ban tổ chức, nhà thầu chính, đơn vị vận hành sảnh hay một cổng đăng ký trực tuyến. Xin bộ tài liệu mới nhất, sơ đồ gian, quy cách booth, thời hạn nộp và đầu mối xử lý thay đổi. Ghi lại phiên bản tài liệu; tránh thi công theo bản gửi từ kỳ trước.
2. Chuẩn bị bộ bản vẽ có thể kiểm tra
Tùy yêu cầu của sự kiện, hồ sơ có thể gồm mặt bằng, mặt đứng, phối cảnh, kích thước, chiều cao, vật liệu, kết cấu, vị trí cấp điện, vị trí treo hoặc thiết bị đặc biệt. Bản vẽ phải phản ánh đúng sản phẩm sẽ dựng, không chỉ đẹp trên phối cảnh. Với máy móc nặng hoặc kết cấu đặc biệt, hỏi rõ có cần thuyết minh kỹ thuật và người ký xác nhận hay không.
3. Lập danh sách nhân sự, phương tiện và hàng hóa
Dự trù số người ra vào theo ca, thông tin nhà thầu phụ, xe chở hàng, kích thước kiện và thiết bị nâng hạ. Nếu ban tổ chức yêu cầu thẻ thi công, đăng ký phương tiện, bảo hiểm hoặc đặt cọc, hãy hoàn thành đúng biểu mẫu và thời hạn họ cung cấp. Đừng tự điền theo một “mẫu VEC chung” tìm được trên mạng.
4. Chốt an toàn trước khi chốt lịch
Kiểm tra đường điện, bảo vệ dây dẫn, vật liệu, biển cảnh báo, bình chữa cháy, lối thoát và quy trình làm việc trên cao theo hướng dẫn áp dụng cho kỳ triển lãm. Quy định có thể khác nhau theo hall, loại booth và hoạt động demo. Khi đổi vật liệu hoặc kích thước sau duyệt, cần hỏi có phải nộp lại bản vẽ hay không.
5. Xác nhận lịch vào sảnh bằng văn bản
Lịch xe nhập hàng, giờ dựng, giờ nghiệm thu, thời điểm cấp điện và giờ tháo dỡ phải thống nhất giữa doanh nghiệp trưng bày, nhà thầu và ban tổ chức. Hãy giữ một checklist có người phụ trách, hạn chót và trạng thái duyệt cho từng mục. Trước ngày lắp dựng, làm một cuộc rà soát cuối cùng: thẻ, điện, bản vẽ, vật tư, phương tiện, người trực hiện trường.
Tham khảo thêm: cách chuẩn bị tháo dỡ và bàn giao mặt bằng tại VEC.
Đọc thêm: tiến độ thi công của THD Event tại VEC.
