Mười tuần là khung tham khảo hữu ích cho nhiều chương trình YEP doanh nghiệp, không phải thời hạn bắt buộc. Chương trình có nghệ sĩ, địa điểm khó giữ, nhiều chi nhánh hoặc quy trình mua sắm phức tạp nên bắt đầu sớm hơn. Điều quan trọng là đi ngược từ ngày diễn ra và đặt mốc duyệt cho những quyết định có thể kéo theo nhiều hạng mục khác.
Trước sự kiện 8–10 tuần: chốt mục tiêu và người quyết định
Xác định số khách, nhóm khách, thông điệp, khoảng ngân sách, khoảng ngày và đầu mối phê duyệt. Tìm địa điểm theo cấu hình thực tế, không chỉ theo sức chứa công bố. Thống nhất hạng mục bắt buộc và hạng mục có thể điều chỉnh để nhà cung cấp đề xuất đúng trọng tâm.
Trước sự kiện 6–8 tuần: chọn phương án và giữ nguồn lực
Duyệt format chương trình, địa điểm, phạm vi công việc và dự toán. Khóa các nguồn lực dễ khan hiếm vào mùa cao điểm như venue, nhân sự chủ chốt hoặc thiết bị đặc thù. Chốt ai chịu trách nhiệm kịch bản, nội dung trình chiếu, danh sách vinh danh và dữ liệu khách.
Trước sự kiện 4–6 tuần: sản xuất nội dung và thiết kế
Phê duyệt key visual, sân khấu, backdrop, video, thư mời và bố trí khách. Viết kịch bản điều phối phiên bản đầu, lập danh sách phát biểu và tiết mục. Hỏi bộ phận nội bộ về những nội dung cần bảo mật hoặc phê duyệt thương hiệu.
Trước sự kiện 2–4 tuần: chốt thiết kế và nội dung chính
Kiểm lại số khách, thực đơn, vị trí ngồi, tên người nhận giải, video và cấu hình kỹ thuật. Đóng những thay đổi ảnh hưởng thi công; nếu phải sửa, ghi rõ tác động lên chi phí và lịch. Chốt lịch xe hàng, dựng, tổng duyệt và phương án dự phòng.
Hai tuần cuối và ngày diễn ra
Từ 14 đến 7 ngày trước chương trình, rà soát file chạy, người trình bày, tín hiệu kỹ thuật và đường khách đi. Những ngày cuối nên có một bản kịch bản điều phối thống nhất, danh bạ đầu mối, kế hoạch xử lý phát sinh và mốc xác nhận của venue. Sau sự kiện, kiểm kê, tháo dỡ, nhận tư liệu và nghiệm thu.
Nếu chương trình chỉ còn bốn tuần chuẩn bị, cần kiểm tra khả năng giữ địa điểm, nhân sự và tiến độ sản xuất trước khi nhận triển khai. Có thể cân nhắc phiên bản gọn hơn nếu các điều kiện này đáp ứng. Đừng cố giữ nguyên một concept phức tạp trong lịch rút ngắn mà không nói rõ rủi ro.
Tham khảo thêm: các nhóm ngân sách cần chuẩn bị cho Year End Party.
Đọc thêm: checklist tổ chức Year End Party.
