Year End Party tại JW Marriott Hà Nội nên được lên phương án từ số khách ngồi tiệc, thông điệp tổng kết và các hoạt động sân khấu. Doanh nghiệp cần chốt mặt bằng, lịch phục vụ và phần nội dung quan trọng trước khi chọn concept, thiết bị hoặc tiết mục. Sức chứa phải theo cấu hình thực tế được khách sạn xác nhận.
Đây là bài toán phối hợp giữa HR, truyền thông nội bộ, khách sạn và đơn vị tổ chức. Một kịch bản hợp lý cần giúp người tham dự hiểu câu chuyện năm, được ghi nhận và có thời gian giao lưu, đồng thời tạo điều kiện cho đội phục vụ làm việc thuận lợi.
Chọn ballroom theo mặt bằng có đủ các hạng mục
Marriott công bố Grand Ballroom và Fansipan Ballroom với các cấu hình khác nhau. Để lựa chọn, hãy gửi số bàn, số ghế, diện tích sân khấu, vị trí màn hình, bàn kỹ thuật và khu check-in. Phòng phù hợp là phòng đáp ứng cấu hình đó trong phạm vi đã đặt.
Nguồn thông tin địa điểm: JW Marriott Hotel Hanoi, không gian sự kiện. Đối chiếu ngày 04/11/2026. Phạm vi phòng, giá và điều kiện sử dụng cần xác nhận cho ngày tổ chức cụ thể.
Nếu có nhóm khách VIP, cần đặt vị trí ngồi theo phần việc trong chương trình và đường lên sân khấu. Với nhân sự từ nhiều bộ phận, sơ đồ bàn có thể giúp kết nối nhưng vẫn phải dễ tìm. Mã bàn nên thống nhất trên thư mời, danh sách check-in và biển trong phòng.
Xây một mạch nội dung xuyên suốt buổi tiệc
Chúng tôi khuyến nghị mở bằng thông điệp năm và đặt phần ghi nhận đội ngũ trước khi chương trình chuyển sang giao lưu. Các tiết mục nên góp phần kể câu chuyện hoặc tạo nhịp, thay vì xuất hiện chỉ để lấp khoảng trống.
Vuốt ngang để xem đầy đủ bảng.
| Phần | Mục tiêu | Nội dung cần duyệt |
|---|---|---|
| Đón tiếp | Tạo không khí và giúp khách ổn định chỗ | Danh sách, nhận diện, nhạc đón và vị trí bàn |
| Mở đầu | Đưa người xem vào thông điệp chung | Video, lời dẫn, phát biểu |
| Vinh danh | Ghi nhận đóng góp cụ thể | Người nhận, hạng mục, nội dung màn hình và người trao |
| Khai tiệc và giao lưu | Kết nối đội ngũ | Nhịp món, biểu diễn, tương tác và âm lượng |
| Kết thúc | Khép thông điệp và đưa khách về thuận lợi | Lời cảm ơn, quà và hướng dẫn đoàn |
Điều chỉnh thời lượng theo số người được vinh danh
Phần vinh danh cần tính cả di chuyển, trao quà và chụp ảnh. Khi số người lớn, hãy chia nhóm có chủ đích và kiểm tra độ rộng sân khấu, vị trí đứng cùng đường lên xuống. Một mốc thời gian chỉ đủ đọc tên sẽ không phản ánh thời lượng thật.
Ví dụ lập quỹ thời gian: giả sử có sáu nhóm nhận giải, mỗi nhóm cần ba phút cho mời tên, di chuyển, trao và chụp ảnh. Phần trao đã cần 18 phút; cộng hai phút giới thiệu và ba phút chuyển tiếp, khung dự kiến là 23 phút. Đây là tình huống minh họa, cần đo lại khi tổng duyệt theo số người và đường lên xuống thực tế.
Nếu chỉ còn 15 phút trước giờ khai tiệc đã thống nhất, doanh nghiệp cần quyết định từ lúc duyệt kịch bản: chia phần vinh danh sang hai chặng, điều chỉnh cách trao hoặc thay khung chương trình. Đội vận hành sẽ cập nhật cùng lúc cho MC, màn hình, sân khấu và phục vụ.
Tên, chức danh và giải thưởng cần được duyệt cùng lúc cho MC và màn hình. Chuẩn bị trường hợp người nhận vắng mặt, đến muộn hoặc nhận thay. Những thay đổi sát giờ phải do một đầu mối cập nhật cho toàn bộ đội vận hành.
Khớp chương trình với thực đơn và giờ phục vụ
Trước khi khóa kịch bản, làm việc với bộ phận tiệc về giờ khai món, giờ phục vụ và những đoạn cần giảm âm lượng. Tránh xếp phần chia sẻ cảm xúc hoặc phát biểu chính đúng lúc khách đang phải tập trung vào việc di chuyển, nhận món hoặc quay lại bàn.
Nếu có trò chơi, nên đánh giá cách tham gia của người ngồi xa sân khấu và khách không muốn lên biểu diễn. Tương tác nên phù hợp văn hóa doanh nghiệp và cơ cấu người tham dự, không khiến một nhóm khách cảm thấy bị đặt vào tình huống khó xử.
Tổng duyệt theo các tín hiệu quan trọng
Ưu tiên chạy thử mở màn, video, phát biểu, vinh danh và kết thúc. Mỗi đoạn cần có tín hiệu bắt đầu, người gọi, người thực hiện và thời lượng. Tệp nhạc, hình và video nên có bản dự phòng đã kiểm tra.
Khi chương trình chậm, điều phối trưởng cần biết phần nào có thể rút và phần nào phải giữ. Quyết định phải tính đến nội dung doanh nghiệp, giờ phục vụ và thời gian sử dụng phòng, thay vì để từng nhóm tự xử lý theo cách riêng.
Brief để THD Event phát triển phương án
Hãy gửi số khách, phòng dự kiến, mục tiêu năm, nội dung bắt buộc, ngân sách và hình thức tham gia của đội ngũ. Chúng tôi có thể hỗ trợ từ ý tưởng, kịch bản đến thiết kế và vận hành theo phạm vi thống nhất, phối hợp khách sạn xác nhận các điều kiện cần thiết.
Nếu chưa chốt địa điểm, tham khảo cách chọn địa điểm Year End Party ở Hà Nội. Nếu đã có báo giá, nên gửi cả phần bao gồm để tránh thuê trùng thiết bị hoặc bỏ sót công việc vận hành.
Tham khảo cách chúng tôi triển khai nội dung và không gian trong dự án kỷ niệm 20 năm COMAS CORP.
