Địa điểm Year End Party tại Hà Nội nên được chọn sau khi doanh nghiệp thống nhất ba đầu vào: số khách, nội dung quan trọng nhất và ngân sách tổng. Một ballroom đẹp nhưng không đủ thời gian dựng, hoặc một không gian rộng nhưng khó đưa đón nhân sự, có thể khiến phần vận hành trở nên tốn kém hơn dự kiến.
Danh sách khảo sát nên có hai đến ba phương án cùng đáp ứng nhu cầu cơ bản. So sánh trên cùng số khách, cùng hình thức tiệc và cùng mức đầu tư sân khấu sẽ hữu ích hơn việc chỉ đặt cạnh nhau giá thực đơn của từng nơi.
Chọn nhóm địa điểm phù hợp với buổi tiệc
| Nhóm địa điểm | Phù hợp khi | Điểm cần đối chiếu |
|---|---|---|
| Ballroom khách sạn | Cần phục vụ tiệc, hội nghị và có thể lưu trú | Số bàn thực kê, thiết bị sẵn có, giờ bàn giao |
| Trung tâm hội nghị, tiệc | Chương trình đông khách, có vinh danh và biểu diễn | Sân khấu, hậu đài, tiền sảnh, luồng xe |
| Resort khu vực ngoại thành | Ghép YEP với team building hoặc nghỉ dưỡng | Thời gian di chuyển, phòng nghỉ, phương án mưa |
| Không gian độc lập | Cần thiết kế riêng, trải nghiệm thương hiệu rõ | Điện, phục vụ tiệc, hạ tầng và phạm vi phải tự bổ sung |
Almaz Long Biên: khảo sát theo từng ballroom
Almaz Convention Center công bố nhiều phòng và không gian tiền sảnh. Đây là một lựa chọn để khảo sát khi muốn tổ chức gala, vinh danh hoặc kết hợp trưng bày. Cần yêu cầu bản vẽ của đúng phòng dự kiến, gồm cả diện tích sân khấu và khu điều khiển; không lấy sức chứa nhà hát để tính số khách tiệc bàn tròn.
Đoàn xuất phát từ nhiều phía Hà Nội nên có phương án xe và thời gian đến theo tuyến. Phần đường đi, trả khách và bãi chờ xe cần làm rõ cùng địa điểm trước khi gửi thư mời.
Khách sạn trung tâm: ưu tiên hành trình khách và thời gian sử dụng
Nhóm này phù hợp khi khách cần đi lại trong nội đô, có đối tác hoặc lãnh đạo lưu trú. Người tổ chức cần xác định sảnh nào được sử dụng, thời gian nhận sảnh và phạm vi tiền sảnh. Nếu ngày đó có nhiều chương trình, bảng chỉ dẫn và khu check-in phải đủ rõ để khách tìm đúng đoàn.
Nên yêu cầu báo giá tách thiết bị tiêu chuẩn và phần kỹ thuật cho tiết mục. Dịch vụ hội nghị cơ bản có thể không đáp ứng đầy đủ nhạc cụ, nhiều micro hoặc hình ảnh sân khấu phức tạp.
Resort ngoại thành: phù hợp khi có thêm thời gian trải nghiệm
Khi YEP đi cùng hoạt động tập thể, nên so sánh các khu vực Ba Vì và lân cận Hà Nội theo sân hoạt động, phòng dự phòng và giờ nhận phòng. Với Đại Lải, có thể tham khảo hệ thống không gian của Flamingo Đại Lải nhưng phải xác nhận khu sử dụng riêng và chi phí vận chuyển đoàn.
Giá tiệc có thể chỉ là một phần của ngân sách. Đừng bỏ sót xe, phòng nghỉ, ăn bổ sung và thời gian nhân sự phải rời công việc. Chương trình trong ngày và hai ngày một đêm nên được lập thành hai phương án rõ ràng.
Cách chấm điểm để lựa chọn
Doanh nghiệp có thể tự phân bổ trọng số cho năm nhóm: phù hợp số khách, phù hợp kịch bản, giao thông, chi phí đầy đủ và điều kiện vận hành. Những điều kiện bắt buộc như sức chứa theo layout, an toàn và giờ thi công phải đạt trước khi so điểm thẩm mỹ.
Hãy yêu cầu mỗi địa điểm gửi cùng bộ hồ sơ: mặt bằng, thực đơn, danh mục thiết bị, thời gian sử dụng, phương án xe và điều khoản thương mại. Khi một mục chưa rõ, đánh dấu cần xác nhận thay vì tự điền giả định để làm phương án có vẻ rẻ hơn.
THD Event có thể cùng doanh nghiệp khảo sát và xây dựng phương án YEP từ nội dung đến thiết kế, thi công và vận hành. Tham khảo dịch vụ Year End Party doanh nghiệp để kết nối lựa chọn địa điểm với phương án chương trình trước khi đặt cọc.
