Một ballroom ghi “sức chứa 1.000 khách” chưa chắc đáp ứng một YEP 1.000 khách có sân khấu, bàn tiệc, check-in và khu kỹ thuật. Sức chứa phải được tính theo cấu hình chương trình thực tế. Trước khi giữ ngày, người phụ trách nên yêu cầu sơ đồ bố trí để thấy khách ngồi ở đâu, lên xuống thế nào và ekip dựng trong khung giờ nào.
Chín câu hỏi cần mang đi khảo sát
1. Sức chứa theo kiểu bố trí nào? Hỏi rõ số chỗ ngồi khi có bàn tiệc, sân khấu, màn hình, bàn điều khiển và lối đi. Đừng lấy số khách đứng hoặc hội nghị ghế rạp để áp cho gala bàn tròn.
2. Khách đến và ra về bằng cách nào? Kiểm tra lối xe, khu trả khách, bãi đỗ, thang máy và điểm ùn vào giờ cao điểm. Nếu có nhiều nhóm khách, cân nhắc luồng VIP và luồng khách chung.
3. Diện tích sân khấu và tầm nhìn có đủ không? Xem mặt bằng cột, chiều cao trần, góc nhìn từ bàn xa, vị trí màn hình phụ và khoảng cách từ sân khấu đến bàn đầu.
4. Điện và vị trí điều khiển nằm ở đâu? Nhà cung cấp cần biết nguồn điện, công suất được cấp, tuyến đi dây và quy định phân phối. Không chốt cấu hình LED, âm thanh, ánh sáng chỉ từ ảnh hội trường.
5. Xe hàng đi cửa nào? Đo cửa tải, hành lang, thang hàng và quãng đường đến sân khấu. Hỏi giới hạn thời gian bốc dỡ, vật liệu được mang vào và những điều kiện bảo vệ mặt sàn.
6. Giờ được dựng, tổng duyệt và tháo dỡ là khi nào? Một địa điểm đẹp nhưng chỉ cho dựng sát giờ đón khách có thể làm tăng rủi ro. Cần làm rõ phí quá giờ và khả năng giữ mặt bằng từ hôm trước.
7. Các hạng mục có sẵn gồm gì? Liệt kê bàn ghế, bục, màn hình, âm thanh nền, phòng chờ, điều hòa, internet và nhân sự hỗ trợ. “Có sẵn” không đồng nghĩa “phù hợp với chương trình”.
8. Phương án an toàn và dự phòng ra sao? Xem lối thoát, tiếp cận y tế, phương án điện dự phòng, chỗ tập kết khi thời tiết xấu đối với chương trình có phần ngoài trời. Làm rõ trách nhiệm của venue và đơn vị tổ chức.
9. Điều kiện hợp đồng có cho phép thay đổi hợp lý không? Hỏi hạn chốt số khách, điều kiện tăng/giảm bàn, phí đổi ngày, chi phí vệ sinh và tiêu chuẩn bàn giao.
Cách so sánh ba địa điểm
Lập bảng theo cùng cấu hình: số bàn, sân khấu, màn hình, thời lượng sử dụng, giờ dựng, phục vụ tiệc và tổng chi phí. Đánh dấu điểm “bắt buộc đạt” trước khi nhìn giá. Một venue có giá thuê thấp nhưng phải bổ sung nhiều thiết bị hoặc tăng ca thi công có thể không phải phương án tốt hơn.
Tham khảo thêm: các nhóm địa điểm Year End Party ở Hà Nội để lập danh sách khảo sát.
Đọc thêm: dịch vụ tổ chức sự kiện tại Hà Nội.
