Ảnh sự kiện trong bài thuộc thư viện dự án THD, dùng để minh họa cách bố trí và vận hành; không phải ảnh xác nhận mặt bằng của địa điểm đang giới thiệu.
Để chốt quy mô gala dinner tại Fairmont Hà Nội, doanh nghiệp cần một sơ đồ có đủ bàn tiệc, sân khấu, thiết bị và đường phục vụ. Số khách phù hợp phải được tính trên sơ đồ đó, rồi xác nhận với khách sạn. Đây là cách thực tế hơn việc lấy sức chứa tối đa từ trang giới thiệu để quyết định danh sách mời.
Diện tích ballroom là điểm xuất phát, chưa phải số khách
Trang Grand Ballroom của Fairmont Hanoi giới thiệu không gian 1.100 m², trần cao 7,4 m và không cột. Những thông số này hữu ích để hình dung khả năng bố trí, nhưng diện tích phục vụ khách còn phụ thuộc phần sân khấu, khu kỹ thuật và yêu cầu vận hành.
Các trang giới thiệu của khách sạn đang thể hiện số liệu sức chứa khác nhau theo cấu hình và tài liệu. Vì vậy, doanh nghiệp nên yêu cầu sơ đồ bàn tiệc của đúng chương trình, ghi rõ số bàn, số ghế và các khu vực sử dụng. Không cộng thêm bàn chỉ vì bản vẽ còn khoảng trống.
Chọn hướng sân khấu trước khi xếp bàn
Vị trí sân khấu quyết định trục nhìn và khoảng cách tới màn hình. Nếu chương trình có phim, thuyết trình hoặc vinh danh, cần kiểm tra cả khách ngồi ở rìa phòng và những bàn xa. Một phối cảnh nhìn từ giữa sảnh thường không cho thấy hết điểm bị che khuất.
Doanh nghiệp nên yêu cầu bản vẽ đánh dấu vị trí màn hình, loa, bàn điều khiển và máy quay. Với sân khấu có lối đi hoặc phần mở rộng, diện tích này phải được tính ngay từ đầu. Việc bổ sung sát ngày có thể làm thay đổi số bàn và cách phân khách.
Bố trí bàn theo quan hệ và vai trò của khách
| Nhóm khách | Điều cần cân nhắc | Thông tin để xếp bàn |
|---|---|---|
| Lãnh đạo và khách mời chính | Nghi thức, tầm nhìn, di chuyển lên sân khấu | Chức danh và thứ tự đã được doanh nghiệp duyệt |
| Khách hàng, đối tác | Khả năng trao đổi và đón tiếp | Người phụ trách quan hệ, ngôn ngữ sử dụng |
| Nhân sự được vinh danh | Tuyến lên xuống và thứ tự gọi | Danh sách giải, nhóm nhận, người đại diện |
| Người cần hỗ trợ | Tiếp cận thuận tiện và nhu cầu cá nhân | Yêu cầu được khách xác nhận |
Sơ đồ nên có tên hoặc mã bàn dễ đọc, kèm phiên bản và thời điểm chốt. Nếu khách đổi chỗ, người phụ trách cần cập nhật cho lễ tân và người điều phối nghi thức. Không để mỗi bộ phận giữ một danh sách khác nhau.
Đường phục vụ không nên cắt qua điểm nhấn
Lối phục vụ món, đường khách lên sân khấu và tuyến quay chụp phải được xem cùng nhau. Khi diễn ra trao giải, việc nhân sự phục vụ đi qua phía trước có thể làm gián đoạn hình ảnh và sự tập trung. Phương án phục vụ cần được trao đổi với khách sạn theo kịch bản thực tế.
Với món ăn cần xử lý riêng, người phục vụ phải nhận đúng thông tin bàn và khách. Các nhu cầu ăn chay, dị ứng hoặc chế độ ăn khác cần chốt theo quy trình của đơn vị phục vụ. Không nên chỉ ghi chú chung vào cuối danh sách rồi kỳ vọng nhân sự tự nhận diện.
Kiểm tra tầm nhìn, đường phục vụ và lối lên sân khấu trước khi duyệt
Thứ nhất, thử tầm nhìn: nội dung quan trọng có đọc được từ các vị trí xa và lệch không? Thứ hai, thử hành trình: người nhận giải đi từ bàn lên sân khấu rồi trở về bằng tuyến nào? Thứ ba, thử vận hành: khi khách đứng chụp ảnh, tuyến phục vụ và lối ra có còn thông thoáng không?
Nếu một trong ba phép thử chưa hợp lý, cần điều chỉnh bố trí hoặc giảm mật độ. Việc thay số lượng khách trước khi gửi thư mời thuận lợi hơn phải xử lý thiếu chỗ khi sát ngày.
Bàn giao một bộ tài liệu dùng chung
Bản cuối cần gồm sơ đồ bàn, danh sách theo bàn, kịch bản thời gian và phân công đầu mối. THD Event có thể phối hợp xây dựng các phần này trong dịch vụ tổ chức sự kiện doanh nghiệp, cùng khách sạn xác nhận mặt bằng trước khi sản xuất.
THD Event
79A đường Xuân La, phường Tây Hồ, Thành phố Hà Nội.
