Ảnh sự kiện trong bài thuộc thư viện dự án THD, dùng để minh họa cách bố trí và vận hành; không phải ảnh xác nhận mặt bằng của địa điểm đang giới thiệu.
Trước khi thi công sân khấu hoặc đưa thiết bị vào Fairmont Hà Nội, doanh nghiệp nên yêu cầu bộ hướng dẫn dành cho nhà thầu của đúng chương trình. Bài viết này là danh mục để làm việc với khách sạn, không phải nội quy chính thức của Fairmont. Giờ thi công, tải trọng, phạm vi sử dụng điện và điều kiện lắp dựng phải được khách sạn xác nhận trước khi sản xuất.
Bắt đầu từ tuyến đưa hàng vào ballroom
Fairmont có giới thiệu khả năng tiếp cận ballroom bằng thang nâng ô tô trên trang hội nghị của khách sạn. Thông tin đó không đồng nghĩa mọi thiết bị hoặc xe đều được phép đưa vào. Nhà thầu cần xin kích thước thông thủy, tải trọng, khung giờ và quy trình sử dụng được xác nhận.
Danh mục hàng nên có kích thước kiện lớn nhất, khối lượng, số lượt và phương tiện vận chuyển. Cần kiểm tra toàn bộ tuyến đi, gồm cửa, điểm chuyển hướng và vị trí tập kết. Chỉ đo kích thước thang mà bỏ qua cửa vào phòng có thể khiến phương án không khả thi.
Hồ sơ kỹ thuật cần chuẩn bị
| Nội dung gửi xác nhận | Mục đích | Người cần phối hợp |
|---|---|---|
| Bản bố trí có kích thước | Xác định sân khấu, bàn điều khiển, tuyến khách | Thiết kế, tổ chức và khách sạn |
| Danh mục tải điện | Phân bổ nguồn và điểm đấu nối | Kỹ thuật thiết bị và kỹ thuật khách sạn |
| Mô tả kết cấu, vật liệu | Xem xét cách lắp dựng và bảo vệ hiện trạng | Nhà thầu chuyên môn và khách sạn |
| Kế hoạch giao hàng | Điều phối số lượt và khu tập kết | Hậu cần, bảo vệ và đầu mối giao nhận |
| Lịch tổng duyệt, tháo dỡ | Phối hợp ca trực và thời gian sử dụng phòng | Điều phối chương trình và các nhà thầu |
Nếu có điểm treo, máy tạo hiệu ứng hoặc thiết bị đặc biệt, cần mô tả riêng thay vì để chung trong danh mục “ánh sáng”. Chỉ triển khai khi đã nhận xác nhận phù hợp. Không tự suy ra trần cao thì có thể treo ở bất kỳ vị trí nào.
Làm rõ điện, âm thanh và nội dung trình chiếu
Đội kỹ thuật cần xác nhận thiết bị nào dùng hệ thống có sẵn, thiết bị nào mang thêm và ai chịu trách nhiệm điều khiển. Với kết nối giữa hai hệ thống, nên có buổi kiểm tra trước giờ tổng duyệt để phát hiện thiếu cáp, khác chuẩn tín hiệu hoặc nội dung sai tỷ lệ.
Âm lượng và thời gian thử phải theo điều kiện của khách sạn và chương trình. Các yêu cầu này cần được chuyển cho nghệ sĩ, MC và nhân sự nội bộ để mọi người đến đúng giờ. Không chờ đến khi có mặt mới thông báo rằng chưa thể thử âm thanh.
Bảo vệ hiện trạng ngay từ lúc giao hàng
Doanh nghiệp nên thống nhất cách bảo vệ sàn, góc tường, cửa và tuyến vận chuyển với khách sạn. Việc dùng băng dính, vật liệu cố định, sơn hoặc thao tác phát sinh bụi phải được hỏi trước. Những lựa chọn này ảnh hưởng phương pháp sản xuất tại xưởng và thời gian hoàn thiện tại chỗ.
Trước khi lắp dựng, chụp và lập biên bản hiện trạng theo quy trình hai bên thống nhất. Sau tháo dỡ, đối chiếu lại khu vực đã sử dụng. Biên bản giúp phân biệt hư hại có sẵn với vấn đề phát sinh, thay vì tranh luận khi phải trả mặt bằng gấp.
Thống nhất bản vẽ cuối cùng trước khi thi công
Một bản vẽ có số phiên bản, ngày duyệt và đầu mối xác nhận sẽ giảm nhầm lẫn giữa thiết kế, sản xuất và hiện trường. Nếu khách hàng thay vị trí màn hình hoặc tăng kích thước sân khấu, phải đánh giá lại bố trí và điều kiện kỹ thuật trước khi thực hiện.
Nhà thầu nên mang danh mục kiểm tra nghiệm thu: kích thước, mức hoàn thiện, nội dung nhận diện, kết nối tín hiệu và vệ sinh. Doanh nghiệp cần một đầu mối nhận bàn giao để không có nhiều ý kiến trái nhau ở sát giờ mở cửa.
Chốt giờ trả phòng cùng giờ kết thúc
Kết thúc chương trình không đồng nghĩa kết thúc công việc. Thiết bị phải được ngắt, tháo, đóng gói và đưa ra theo thứ tự phù hợp. Kế hoạch cần nêu ca nhân sự, tuyến hàng và nơi xe chờ được cho phép.
THD Event phối hợp thiết kế, sản xuất và vận hành trong dịch vụ tổ chức sự kiện. Doanh nghiệp nên đưa yêu cầu kỹ thuật vào phạm vi công việc ngay từ lúc hỏi phương án.
THD Event
79A đường Xuân La, phường Tây Hồ, Thành phố Hà Nội.
