Khi tìm trung tâm triển lãm tại Hà Nội, doanh nghiệp cần phân biệt hai tình huống: thuê địa điểm để tự tổ chức chương trình, hoặc tham gia một triển lãm đã có ban tổ chức. Tình huống thứ hai thường không cho phép tự chọn sảnh theo ý muốn; việc cần chọn là triển lãm phù hợp ngành hàng và vị trí gian còn trống.
VEC, I.C.E Hà Nội, Cung Triển lãm Kiến trúc, Quy hoạch Xây dựng Quốc gia và khu vực Triển lãm Vân Hồ khác nhau về vị trí, cấu trúc không gian và lịch khai thác. Một bảng so sánh hữu ích cần xét hành trình khách, hàng hóa và đội thi công, thay vì chỉ xếp hạng địa điểm nào lớn hơn.
Nhận diện đúng bốn địa điểm
| Địa điểm | Vị trí nhận diện | Điều nên kiểm tra |
|---|---|---|
| VEC | Khu vực Đông Anh, đường Cầu Tứ Liên | Sảnh và cổng của đúng triển lãm, đăng ký nhà thầu, lịch tải hàng |
| I.C.E Hà Nội | 91 Trần Hưng Đạo / 4 Trần Bình Trọng | Cổng vào hàng, điểm chờ xe, lịch nhận vật tư của ban tổ chức |
| Cung Triển lãm Kiến trúc, Quy hoạch Xây dựng Quốc gia | Số 1 Đỗ Đức Dục | Khu nhà hoặc sân được bàn giao, điện và tuyến vận chuyển |
| Khu vực Triển lãm Vân Hồ | Số 2 Hoa Lư | Đơn vị khai thác, khu nhà cụ thể và công năng đang được thuê |
Nguồn nhận diện: VEC, HanoiTex tại I.C.E, Cung Quy hoạch và đơn vị tổ chức tiệc, sự kiện tại Vân Hồ. Tên địa chỉ phổ biến giúp nhận diện khu vực; hợp đồng cần ghi đúng đơn vị và phần mặt bằng bàn giao.
Chọn theo khách đến và sản phẩm mang tới
Triển lãm chuyên ngành cần ưu tiên khách mua phù hợp, chương trình kết nối và cách trưng bày sản phẩm. Doanh nghiệp có máy móc nặng phải kiểm tra đường tải hàng, cửa, tải sàn và nguồn điện. Gian hàng tư vấn hoặc sản phẩm mẫu nhỏ lại quan tâm nhiều hơn tới dòng người, tầm nhìn và vị trí gần hội thảo.
Nếu tự tổ chức hội nghị kết hợp trưng bày, hãy yêu cầu phương án liên thông giữa khu đăng ký, hội trường và booth. Hai khu ở xa nhau có thể khiến khách bỏ qua phần triển lãm; còn booth đặt ngay luồng ra vào nhưng quá chật sẽ gây ùn tắc khi nghỉ giải lao.
VEC: hỏi đúng sảnh và đúng quy định kỳ triển lãm
VEC có nhiều sự kiện diễn ra trong cùng giai đoạn. Tên trung tâm chưa đủ để điều phối xe và nhân sự. Cần có tên triển lãm, sảnh, cổng, mã gian và giờ được phép vào. Bản vẽ, điện, thẻ nhà thầu và hồ sơ an toàn cần theo manual của đúng chương trình.
I.C.E và Cung Quy hoạch: chốt tuyến hàng trước khi sản xuất
Với I.C.E, doanh nghiệp cần nhận hướng dẫn riêng của ban tổ chức về giao hàng, cổng và vị trí tập kết. Với Cung Quy hoạch, cần xác định rõ khu trong nhà hay ngoài trời nằm trong hợp đồng. Không suy ra tải sàn, khả năng treo hoặc giờ thi công chỉ từ ảnh không gian.
Điều kiện đường vận chuyển có thể ảnh hưởng kích thước module gian hàng. Một chi tiết đẹp trên bản vẽ nhưng không qua được cửa hoặc không đủ thời gian lắp sẽ cần thay đổi trước khi xuất xưởng.
Vân Hồ: làm rõ công năng và phạm vi thuê
Tên Triển lãm Vân Hồ được dùng để chỉ khu vực có các không gian khai thác khác nhau. Khi cần hội chợ, trưng bày hoặc gala, phải xác nhận đúng nhà, sân và đầu mối quản lý. Không lấy sức chứa của một đơn vị tổ chức tiệc áp cho toàn bộ khu.
Bộ câu hỏi dùng cho mọi địa điểm
Yêu cầu mặt bằng, thời gian bàn giao, điện, internet, tải sàn, chiều cao sử dụng, đường vào hàng, khu kỹ thuật, chỗ xe và điều kiện hoàn trả. Sau đó đối chiếu với thiết kế và danh mục sản phẩm. THD Event có thể hỗ trợ chuyển những thông tin đó thành brief gian hàng rõ ràng và phương án triển khai.
